Eventos de empresa. ¿Sirve el Team Building para cualquier evento de empresa?

En este post hablaremos sobre 12 eventos de empresa diferentes y su relación con las actividades de Team Building.

Pero… ¿Cuales son estos eventos de empresa?

Tomemos por ejemplo uno de los eventos de empresa más conocidos: los congresos. Los congresos son eventos de empresa que se caracterizan por su periodicidad, su apertura al público y por ser auto-financiados por sus participantes. Un congreso no es un evento de empresa en si, sino más bien una reunión de personas con un interés común. Los congresos son la forma más sencilla que tienen los profesionales de un determinado sector  (y los empresarios y empleados de un determinado sector), de relacionarse entre sí dentro de su propio ámbito profesional, (compartiendo ideas y proyectos, mostrando sus productos, avances etc.).  Los participantes a un congreso no forman un equipo y, por tanto, en estos eventos de empresa no hay la necesidad de organizar actividades de Team Building para crear equipos. No obstante, si que se han puesto en contacto con nosotros firmas diversas ( farmacéuticas normalmente) pidiéndonos actividades ( no necesariamente de Team Building) para poder ofrecer a sus clientes y así conseguir estrechar relaciones con ellos. O también, hemos organizado, para mencionar un ejemplo, una actividad en la que todos los participantes de un congreso han sido invitados por una firma a construir el logo humano de las siglas del congreso o en otra ocasión, un gran corazón pues se trataba de un congreso de cardiólogos.

No hay que confundir un congreso  con una convención. Una convención, al contrario que un congreso,  si es uno de los eventos de empresa privados, organizado de forma puntual por una sola compañía para, normalmente, juntar a su equipo humano con el objetivo de informar y motivar, publicitar un giro en su imagen corporativa,  el lanzamiento de un nuevo producto, nuevos procedimientos internos, etc. En las convenciones se organizan muy frecuentemente actividades de Team Building y estas actividades son muy apropiadas  en estos eventos de empresa puesto que  en ellas tenemos a todos los empleados de la empresa y es un buen momento para fomentar el espíritu de equipo. De todos los tipos de eventos de empresa que hablamos en este artículo, las convenciones, son quizás donde más se adecuan las actividades de Team Building.

Otros eventos de empresa son las ferias y exposiciones. Estos eventos llevan realizándose en muy diversos ámbitos, (no sólo en el empresarial) y desde hace cientos de años. Las ferias y exposiciones se caracterizan por ser eventos  de empresa llevados a cabo en sedes destinadas a ese propósito; y, al contrario que los congresos, su objetivo principal es el dar a conocer un sector determinado la oferta de este sector al público en general, no necesariamente a  las propias empresas. La finalidad última de las ferias y exposiciones no es otra que dar a conocer al público las últimas tendencias, productos y avances de un sector. Son, en resumidas cuentas, eventos de empresa que se hacen para crear un escaparate al exterior. Al igual que los congresos, la solicitud de Team Building en este tipo de eventos es baja, pero se dan algunas excepciones, como cuando un expositor organiza alguna actividad original y diferente para, durante o después de la feria, estrechar relaciones con sus clientes o sus clientes potenciales.

Estos tres son los eventos de empresa que mueven un mayor número de personas; pero también hay eventos de carácter más puntual orientados hacia un público más reducido y especializado. Hablamos, por ejemplo, de las ruedas de prensa, en las que un organismo, entidad, o grupo empresarial, para el caso que nos ocupa, convoca a los medios de comunicación para informar sobre algún asunto en concreto, (bien el lanzamiento de un producto, bien un cambio de política empresarial, etc..). Estos eventos de empresa están destinados fundamentalmente a informar al público, a través de los distintos medios de comunicación, de algo relacionado con la compañía. En algunas ocasiones, la empresa convocante también organiza cierto tipo de actividades, bien para atraer y estrechar lazos con los periodistas, o bien para mostrar su producto de un manera original y regalar una experiencia al participante. Un claro ejemplo es la empresa que invita a periodistas a conocer un producto y después invita a los mismos a una actividad experiencial y original como volar en globo, hacer una salida en velero o participar en una gincana (esto es lo que hizo Panama Jack al presentar su nueva gama de zapatos de aventura en un conocido hotel de la provincia de Barcelona, para citar un ejemplo).

Otros eventos de empresa que mueven a muchas personas y a los que en algunos sectores se dedican una gran cantidad de recursos son las presentaciones de vehículos. Existe un enorme mercado en las presentaciones de vehículos. Todas las grandes firmas organizan presentaciones de los nuevos modelos a la prensa y, en estos eventos de empresa, casi siempre hay un “Test drive” en el que se invita al periodista a probar el nuevo vehículo. No son actividades de Team Building en si, pero si son experiencias en las que, a veces, los periodistas se organizan en equipos y participan en alguna experiencia que va más allá de la de probar el vehículo.

No hay que confundir, al igual que en la categoría anterior, dos términos similares pero de notables diferencias prácticas: la rueda de prensa y la presentación de producto. En esta última los medios también cobran gran importancia, pero de un modo distinto, puesto que, en lugar de ser protagonistas del evento, pasan a introducirse en un elenco de diferentes perfiles invitados al evento. Una presentación de producto, en resumen, es un evento de empresa integrado en la estrategia de marketing; es una presentación medida y calculada, una salida al mercado cuidadosamente perfilada.

Además de estos dos, hay otros eventos de empresa orientados, asimismo, a grupos de gente reducidos; pero, en este caso, del interior de la propia compañía. Son las presentaciones de producto internas y en este tipo de presentaciones si se suelen organizar actividades de Team Building y, normalmente, el organizador lo que busca son actividades orientadas a experimentar o conocer mejor el producto que se está presentando.

Otro tipo de eventos son las junta de accionistas, que es la reunión del órgano de administración que toma las decisiones más importantes en lo relativo al funcionamiento de la empresa. No conocemos eventos de Team Building que se hayan organizado para este tipo de reuniones.

En contraposición a este enfoque directivo se encuentran las reuniones Kick-Off, en las que se realizan diálogos similares a los de la junta de accionistas; pero dirigidos, en este caso, al resto de colaboradores de la empresa, (a cualquier nivel) y que son reuniones para juntar a un equipo para un proyecto determinado ( task force). En estos Kick-Off, que pueden ser también reuniones para empezar una nueva temporada o un nuevo años fiscal, si se acostumbran a organizar eventos de Team Building.

Una vez hemos hablado de estos eventos de empresa, aun quedarían otros tres. El más pequeño se integra por un solo tipo de evento, (aunque no por ello menos importante): los Road Show. El Road Show se basa en la presentación itinerante de un producto a lo largo de varias ciudades importantes, centros comerciales, deportivos, de ocio, etc., (como la presentación de producto, pero con un elemento de movilidad añadido). Normalmente no van acompañados de actividades de Team Building.

Por otro lado, se encuentran otro tipos de eventos de empresa que van totalmente dirigidos a los empleados, como son los cursos de formación. Los cursos de formación son la manera más sencilla que tiene la empresa para actualizar los conocimientos y las habilidades de su plantilla de empleados. Según sea la materia a tratar, muchas veces, si  se acostumbran a organizar eventos de Team Building, pero no son eventos pensados en construir equipo, sino más bien eventos de empresa participativos con los cuales, se intenta poner en practica la parte teórica que previamente se ha dado en la sala para reforzar la comprensión de las materias. Un claro ejemplo son las sesiones comerciales teatrizadas o los juegos de estrategia empresarial que invitan a poner en practica habilidades como la venta, la negociación, el liderazgo, la comunicación, etc.

Por el ámbito lúdico y más bien de celebración y reconocimiento hay otros tipos de eventos de empresa, como son los Aniversarios, que son los eventos de empresa destinados a celebrar, como su propio nombre indica, el aniversario de la compañía; estos eventos podrían hacer uso de otros, (como las convenciones), para entremezclar sus objetivos de ocio, (como, por ejemplo, organizar una cena y otorgar premios a empleados destacados), con otros objetivos más destinados al marketing y el posicionamiento de la marca, (como el lanzamiento de un nuevo producto estrella, identificado con el propio aniversario). Los aniversarios, a veces, no solo buscan el celebrar, premiar y reconocer a los empleados sino que son eventos de empresa de especial relevancia pública, y una oportunidad única para que la compañía establezca nuevos giros en su imagen corporativa. Los eventos de Team Building acostumbran a ser muy apropiados para este tipo de celebraciones.

Por último, pero no por ello menos importante, se encuentran unos eventos  de empresa tradicionales como son  las comida de Navidad: una cena o comida, (en Navidad, por supuesto), destinada a fortalecer, (o generar desde cero), las relaciones entre empleados y directivos, o entre los propios empleados. Y en este tipo de celebraciones también es apropiado organizar alguna actividad de Team Building aunque, en la realidad, muchas empresas, siguen optando por lo clásico y se limitan a una comida o una cena, sin poner un énfasis especial en este tipo de actividades de Team Building.

Por último, encontraríamos el último de los eventos de empresa: los viajes de incentivo. Los viajes de incentivo son viajes gratuitos, ofrecidos a los empleados, y gestionados por empresas profesionales. No cualquier viaje puede ser considerado un viaje de incentivo, (o, al menos, no uno bueno): es necesario que, entre otras cosas, el viaje cuente con actividades lúdicas, (no profesionales), y, como se ha mencionado, de creación de comunidades, no solo recreativas.

 

Resumen sobre los diferentes eventos de empresa y el Team Building

Congresos: Pueden hacerse Team Building, pero  en realidad se hace poco. Solo es apropiado en casos muy determinados.

Convenciones: En todas las Convenciones acostumbran a hacerse actividades de Team Building.

Ferias y exposiciones. Poco apropiado. Se organizan en raras ocasiones.

Ruedas de prensa: No se acostumbran a hacer actividades de Team Building. No acostumbran a ser adecuadas para los fines que se persiguen, salvo raras excepciones.

Presentaciones de producto: Si se hacen y a menudo cuando es una presentación a empleados y en muy pocas ocasiones cuando es una presentación a la prensa o al gran público.

Juntas de accionistas: No tiene sentido hacer actividades de Team Building.

Kick-Off: Si, muy apropiado.

Road Show:  Las actividades de Team Building no son adecuadas.

Cursos de Formación: Si se pueden complementar y se hace, con actividades de Team Building.

Aniversarios: Si, muchas veces, estas celebraciones van acompañadas por actividades de Team Building.

Comida de Navidad: Si, son una buena oportunidad para complementarse con actividades de Team Building.

Viajes de Incentivo: Si, también son una buena oportunidad para hacer actividades de Team Building, aunque el objetivo fundamental es hacer actividades divertidas, únicas y originales para conocer el destino y que los participantes lo pasen estupendamente.